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倾听项目人 | 8年沉淀,不为自己设限,成长一直在路上!

发表时间:2021.07.08

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「倾听项目人」是清晖项目管理推出的关于清晖PMP学员的系列采访栏目,我们将共同记录你与项目的过去、现在和未来。通过本栏目,我们将带你一起了解项目人背后的故事,更加深入地去了解项目经理,探索项目管理在各行业的应用和实践。

 

采访嘉宾:Forrest

职场经历:

2012年-至今:上海某商务信息咨询有限公司,担任采购项目经理

清晖学习经历:

清晖PMP1906期上海五角场班学员

职场格言:

Planning is the beginning of project. A complete planning will help you do right things in right time.

项目人关键词:

计划、沟通、领导力、团队、采购、项目管理、产品管理、商业分析

生活标签和爱好:

运动、投资

 

项目人故事

Forrest目前在快消行业从事采购项目经理一职,已有8年项目经验。他的工作简单来说就是从中国买入东西,然后出口到国外,卖给国外的消费者。而他所在的公司相当于是一个采购中心,会涉及新产品开发、成本谈判等。

他从2012年一毕业就进入了公司,并深耕该领域,对这个行业也有着自己的理解和认识。在正式进入公司前,Forrest对自己未来3-5年有着初步的规划,并综合考量了公司的企业文化和价值观,再加上本身是外贸专业,对产品本身有兴趣,会持续观察产品的迭代、改良,以及关注该领域的动态等。

清晖校友专访Forrest

很有意思的是,Forrest所在公司的工作模式是“产品开发项目制”。具体来讲,产品的开发和落地是通过项目的形式,一年可能会有3、4个产品线以项目的形式来展开,在项目结束后会交给BU市场端的同事负责后续的工作。这样的工作方式意味着资源划分多,多个资源在手也意味着风险和挑战,但项目做成之后的成就感却更加吸引着Forrest,让他更加充满冲劲和动力。

 

从助手到项目负责人,是执行到决策的转变

从最初的基础性执行工作到独立判断、自己做决策,Forrest经历了四年的时间。虽然工作的具体内容大同小异,但正式成为采购项目经理意味着拥有更多实权、更多决策和独立判断的机会。

清晖校友专访

不仅如此,公司也更倾向于共同产生的结果,好的内容会通过分享来获得大众的认可,在公司范围内高度接受后,再将其标准化、制度化,从而进一步提高工作效率。Forrest讲述到,如果想获取资源和学习充电,公司会提供渠道供大家交流学习。如果有成功的项目或产品,都会在公司层面和大家进行分享。如,为什么能成功?项目好在哪里?分享的流程是固定的,定期会有研讨会和头脑风暴,这样的“分享文化”也让Forrest有机会展示自我,同时汲取其他优秀项目的成功经验和学习他人不同的思维方式,并在交流分享中成长提升。

 

不为自己设限,软硬技能并行,助力管理工作与职场发展

Forrest的工作涉及章程的建议与跟进、计划的制定、风险的识别和备案,以及项目解决方案的实现与落地等,公司有相关的文件,但并不是统一的模板。自2019年学习PMP后,他更能从框架上理解组织过程资产,知道如何去做、如何去更改。在以往的工作范围中,没有统一的标准来审核。而现在会考虑所有要素及文件,如变更流程、成功经验等,然后在标准文件中更新。这些标准化文件属于硬技能,是需要通过固定流程在公司范围内进行分享和说明,在得到普遍认可后再制度化。

而像沟通、领导力这类软技能,在某种时候,其重要性往往大于硬技能。因为目前每个项目涉及国、内外很多同事,Forrest需要考虑每个人的职权、职责,以及每个人参与的角色和权益,要分析诉求并确定绩效考评,还要提前识别角色和风险。所以,可以说在很多时候,软技能的重要性更高。对于这两部分技能,他也在一直在不断地学习和实践中。

除了技能方面的重视和提高,他对管理也没有懈怠。在管理工作中,Forrest对十大管理维度中较为重要的部分进行重点管理:如项目铁三角(进度、范围、成本、质量),同时向新三角转型(价值、质量、约束)兼顾资源、沟通、采购、干系人管理。在过去几年快速变动的形势下,重点监控项目风险。在公司和项目管理从传统向敏捷转型的大环境下,要求在保持传统管理框架上对其中的小项目或者小事件进行迭代管理,使得项目管理反馈更加迅速、灵活,并兼顾软、硬技能两方面,进一步提升了团队凝聚力,从而能更好地应对变化。

 

产品与项目交融,提高商业分析能力,更好理解工作需求与文件

清晖校友专访

对于Forrest目前的工作来说,项目可以看作是产品生命周期中的一小部分。他负责产品快消项目开发8年,涵盖从产品开发到项目落地以及产品生命周期管理等工作。目前的工作主要分为两块:

一是产品开发前的项目,主要是需求挖掘、产品规划、产品创新验证以及采购。会对接国外市场运营端的同事,其中项目章程是由国外的同事负责,但对此Forrest会输出对市场的理解和对市场趋势的分析等,在经过从草图-原型-样品的多轮协调和改进后,直到共同对产品方案进行落地。

二是产品开发后的项目,主要是产品投模、测试,确保产品准时上线以及量产。以项目制的形式,做好从规格确定到产品销售的整个过程,包含询价、选择乙方、在工厂投模等内容,再到最后的量产、出货及海运等。

公司虽然没有额外要求,但Forrest也会把整个产品看成一个项目,主动跟踪市场动态、产品KPI,了解目前所处的阶段,帮助产品进行迭代,并对整体有更好的把控。他在实际工作中,把产品思维和项目思维相融合,并进一步加强对于商业分析内容的学习,利用可行性分析、波特五力模型和pest分析等工具,辅助日常工作,将市场端需要转化为需求。并且,多方面专业能力的涉及也能帮助他更好地理解工作需求和商业分析文件等。

 

PMP理论在实际工作中的指导与运用

PMP的过程组和管理维度帮助他搭建了全局视角,并兼顾细节模块管理,使得整个项目从头到尾都在受控的管理中。这也使得他从一个贡献者慢慢向整合团队的协调者方向发展。在整合资源中,预见风险-领导团队-自我成长,最后实现项目目标。同时,Forrest在日常的工作后会根据每个项目的结果总结项目管理的优点和不足,分析项目效率低的问题,理解项目生态环境,并形成自己的知识体系、项目经验和历史经验教训。

当遇到项目管理低效、资源获取困难、范围经常变更等问题时,他也会和其他同事进行头脑风暴,列举出来后汇报给上级,并附上标准化解决方案,同时附上一些模型或经验作为参考。

清晖项目经理人专访

Forrest的公司属于传统行业,一般使用门径流程。未来,他希望在工作中多运用敏捷思维、加强协作,积极应对变化的环境和挑战。并在之后的项目中,不断提高个人的战略思维,在不断积累经验的同时,自下而上更好地理解项目。

相信Forrest在对自己未来有所期待和要求的同时,也将成为更加优秀的项目人。

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